CBSE कक्षा 12 व्यवसाय अध्ययन (Business Studies)

अध्याय 4 – नियोजन (Planning)

20 महत्वपूर्ण प्रश्न एवं उत्तर

नियोजन प्रबंधन का प्राथमिक कार्य है, जिसमें भविष्य के लिए उद्देश्यों का निर्धारण तथा उन्हें प्राप्त करने हेतु कार्य-योजना बनाई जाती है। इसमें उद्देश्य निर्धारण, विकल्पों का चयन, योजना प्रक्रिया, महत्व, सीमाएँ तथा योजनाओं के प्रकार शामिल हैं।

1. नियोजन (Planning) से क्या अभिप्राय है?

उत्तर:
नियोजन प्रबंधन का वह कार्य है जिसमें भविष्य को ध्यान में रखते हुए पहले से यह तय किया जाता है कि क्या करना है, कैसे करना है, कब करना है तथा किसके द्वारा करना है। यह संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों की दिशा निर्धारित करता है। नियोजन भविष्य की संभावनाओं और परिस्थितियों का अनुमान लगाकर सर्वोत्तम विकल्प का चयन करने की प्रक्रिया है। इसके माध्यम से संसाधनों का उचित उपयोग सुनिश्चित किया जाता है तथा अनिश्चितताओं का सामना करने की तैयारी की जाती है। इसलिए नियोजन को प्रबंधन की आधारशिला कहा जाता है, क्योंकि अन्य सभी प्रबंधकीय कार्य इसी पर आधारित होते हैं।

2. नियोजन को प्रबंधन का प्राथमिक कार्य क्यों कहा जाता है?

उत्तर:
नियोजन को प्रबंधन का प्राथमिक कार्य इसलिए कहा जाता है क्योंकि यह अन्य सभी प्रबंधकीय कार्यों से पहले किया जाता है। संगठन, नियुक्तिकरण, निर्देशन और नियंत्रण जैसे कार्य तभी प्रभावी ढंग से किए जा सकते हैं जब पहले से स्पष्ट योजना बनाई गई हो। नियोजन संगठन को लक्ष्य, दिशा और कार्यप्रणाली प्रदान करता है। इसके बिना कर्मचारियों को यह ज्ञात नहीं होगा कि उन्हें क्या कार्य करना है और किस प्रकार करना है। इस प्रकार नियोजन अन्य सभी प्रबंधन कार्यों की नींव रखता है और संगठन को अपने उद्देश्यों की ओर व्यवस्थित रूप से आगे बढ़ने में सहायता करता है।

3. नियोजन की ‘लक्ष्य उन्मुखता’ विशेषता को समझाइए।

उत्तर:
नियोजन की सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह लक्ष्य उन्मुख (Goal Oriented) होता है। प्रत्येक योजना किसी न किसी पूर्व निर्धारित उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए बनाई जाती है। नियोजन के दौरान प्रबंधक पहले संगठन के लक्ष्य निर्धारित करते हैं और फिर उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त कार्य-योजना तैयार करते हैं। इससे कर्मचारियों को स्पष्ट दिशा मिलती है और उनके प्रयास एक समान उद्देश्य की ओर केंद्रित रहते हैं। यदि लक्ष्य स्पष्ट न हों तो संगठन के संसाधनों और प्रयासों का उचित उपयोग नहीं हो पाएगा। इसलिए नियोजन का मुख्य उद्देश्य संगठन को निर्धारित लक्ष्यों तक पहुँचाना है।

4. नियोजन किस प्रकार दिशा प्रदान करता है?

उत्तर:
नियोजन संगठन के सभी सदस्यों को स्पष्ट दिशा प्रदान करता है। योजना के माध्यम से यह निर्धारित किया जाता है कि कौन-सा कार्य करना है, कैसे करना है और किस समय करना है। इससे कर्मचारियों के प्रयासों में एकरूपता आती है तथा वे संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए समन्वित रूप से कार्य करते हैं। दिशा स्पष्ट होने से भ्रम और अनावश्यक गतिविधियाँ कम होती हैं। नियोजन संगठन की विभिन्न इकाइयों और विभागों को एक सामान्य लक्ष्य की ओर कार्य करने के लिए प्रेरित करता है। इस प्रकार नियोजन कर्मचारियों को मार्गदर्शन देकर संगठन की कार्यक्षमता बढ़ाता है।

5. नियोजन अनिश्चितताओं को कैसे कम करता है?

उत्तर:
व्यावसायिक वातावरण निरंतर परिवर्तनशील होता है, इसलिए भविष्य में अनेक अनिश्चितताएँ उत्पन्न हो सकती हैं। नियोजन प्रबंधकों को संभावित परिस्थितियों का पूर्वानुमान लगाने और उनके अनुसार तैयारी करने में सहायता करता है। योजना बनाते समय आर्थिक, सामाजिक, तकनीकी और राजनीतिक कारकों का विश्लेषण किया जाता है। इससे संगठन संभावित जोखिमों को पहचानकर उनके समाधान की व्यवस्था कर सकता है। यद्यपि नियोजन सभी अनिश्चितताओं को समाप्त नहीं कर सकता, फिर भी यह उनके प्रभाव को कम करता है और संगठन को बेहतर निर्णय लेने में सक्षम बनाता है। इसलिए नियोजन जोखिमों को कम करने का प्रभावी साधन माना जाता है।

6. नियोजन व्यर्थता एवं दोहराव को कैसे कम करता है?

उत्तर:
नियोजन संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग पर बल देता है। जब कार्यों का पूर्व निर्धारण कर लिया जाता है, तो प्रत्येक कर्मचारी अपनी भूमिका और जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से समझता है। इससे एक ही कार्य को बार-बार करने की संभावना कम हो जाती है। नियोजन विभिन्न विभागों के बीच समन्वय स्थापित करता है, जिससे संसाधनों, समय और धन की बचत होती है। अनावश्यक गतिविधियों तथा कार्यों के दोहराव को रोककर संगठन की कार्यकुशलता बढ़ाई जाती है। परिणामस्वरूप उत्पादन लागत कम होती है और संगठन अपने उद्देश्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राप्त कर सकता है।

7. नियोजन निर्णय लेने में कैसे सहायता करता है?

उत्तर:
नियोजन का संबंध विभिन्न विकल्पों में से सर्वोत्तम विकल्प के चयन से है। योजना बनाते समय प्रबंधक उपलब्ध विकल्पों का विश्लेषण करते हैं और उनके लाभ तथा हानियों का मूल्यांकन करते हैं। इसके बाद संगठन के उद्देश्यों के अनुरूप सबसे उपयुक्त विकल्प का चयन किया जाता है। इस प्रक्रिया से निर्णय अधिक तर्कसंगत और प्रभावी बनते हैं। नियोजन निर्णय लेने के लिए आवश्यक दिशा, जानकारी और आधार प्रदान करता है। परिणामस्वरूप गलत निर्णयों की संभावना कम होती है तथा संगठन के संसाधनों का बेहतर उपयोग सुनिश्चित होता है।

8. नियोजन और नियंत्रण के संबंध को स्पष्ट कीजिए।

उत्तर:
नियोजन और नियंत्रण प्रबंधन के दो परस्पर संबंधित कार्य हैं। नियोजन में संगठन के लक्ष्य और मानक निर्धारित किए जाते हैं, जबकि नियंत्रण में वास्तविक प्रदर्शन की तुलना इन मानकों से की जाती है। यदि कोई विचलन पाया जाता है तो सुधारात्मक कदम उठाए जाते हैं। बिना नियोजन के नियंत्रण संभव नहीं है, क्योंकि तुलना करने के लिए कोई मानक उपलब्ध नहीं होगा। इसी प्रकार प्रभावी नियंत्रण के अभाव में नियोजन सफल नहीं हो सकता। इसलिए कहा जाता है कि नियोजन और नियंत्रण एक-दूसरे के पूरक हैं तथा दोनों मिलकर संगठन को उसके उद्देश्यों की प्राप्ति में सहायता करते हैं।

9. नियोजन प्रक्रिया का पहला चरण कौन-सा है?

उत्तर:
नियोजन प्रक्रिया का पहला चरण उद्देश्यों का निर्धारण (Setting Objectives) है। इस चरण में संगठन यह तय करता है कि उसे भविष्य में क्या प्राप्त करना है। उद्देश्य स्पष्ट, मापनीय और प्राप्त करने योग्य होने चाहिए। उद्देश्य निर्धारण के बाद ही अन्य सभी योजनाएँ तैयार की जाती हैं। यदि उद्देश्य अस्पष्ट होंगे तो कर्मचारियों के प्रयास बिखर जाएंगे और संगठन अपेक्षित परिणाम प्राप्त नहीं कर पाएगा। इसलिए उद्देश्य निर्धारण नियोजन प्रक्रिया की आधारशिला है। यह संगठन को दिशा प्रदान करता है तथा आगे की सभी गतिविधियों के लिए मार्गदर्शन देता है।

10. ‘परिकल्पनाओं का विकास’ (Developing Premises) क्या है?

उत्तर:
परिकल्पनाओं का विकास नियोजन प्रक्रिया का दूसरा चरण है। इसमें भविष्य की संभावित परिस्थितियों के बारे में कुछ मान्यताएँ बनाई जाती हैं। ये मान्यताएँ आर्थिक, सामाजिक, राजनीतिक, तकनीकी तथा कानूनी वातावरण से संबंधित हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, बाजार की मांग, प्रतिस्पर्धा या सरकारी नीतियों के बारे में अनुमान लगाया जाता है। इन मान्यताओं के आधार पर योजनाएँ तैयार की जाती हैं। यदि परिकल्पनाएँ यथार्थवादी हों, तो योजनाएँ अधिक प्रभावी सिद्ध होती हैं। इसलिए प्रबंधकों को उपलब्ध सूचनाओं का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करके उचित परिकल्पनाएँ विकसित करनी चाहिए।

11. नियोजन प्रक्रिया में विकल्पों की पहचान क्यों आवश्यक है?

उत्तर:
किसी भी उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए अनेक विकल्प उपलब्ध हो सकते हैं। नियोजन प्रक्रिया में इन विकल्पों की पहचान करना आवश्यक है ताकि संगठन सर्वोत्तम मार्ग का चयन कर सके। यदि केवल एक ही विकल्प पर विचार किया जाए, तो बेहतर अवसर छूट सकते हैं। विकल्पों की पहचान से प्रबंधकों को विभिन्न संभावनाओं का अध्ययन करने का अवसर मिलता है। इसके बाद प्रत्येक विकल्प का मूल्यांकन कर उसके लाभ और सीमाओं को समझा जा सकता है। इस प्रकार विकल्पों की पहचान बेहतर निर्णय लेने और प्रभावी योजना निर्माण में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।

12. नियोजन में ‘विकल्पों का मूल्यांकन’ क्या है?

उत्तर:
विकल्पों का मूल्यांकन नियोजन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण चरण है। इसमें प्रत्येक उपलब्ध विकल्प के लाभ, लागत, जोखिम और संभावित परिणामों का विश्लेषण किया जाता है। प्रबंधक यह देखते हैं कि कौन-सा विकल्प संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति में सबसे अधिक सहायक होगा। मूल्यांकन के दौरान संसाधनों की उपलब्धता, समय, लागत और जोखिम जैसे कारकों पर विशेष ध्यान दिया जाता है। इस चरण का उद्देश्य सर्वोत्तम विकल्प का चयन करना है। उचित मूल्यांकन से गलत निर्णयों की संभावना कम हो जाती है तथा योजना की सफलता की संभावना बढ़ जाती है।

13. नीति (Policy) और नियम (Rule) में अंतर बताइए।

उत्तर:
नीति और नियम दोनों संगठन के संचालन में सहायता करते हैं, लेकिन दोनों में अंतर है। नीति एक सामान्य मार्गदर्शक सिद्धांत होती है जो निर्णय लेने में सहायता करती है। यह प्रबंधकों को विभिन्न परिस्थितियों में दिशा प्रदान करती है। दूसरी ओर, नियम एक निश्चित निर्देश होता है जिसका पालन अनिवार्य रूप से करना पड़ता है। नियम में किसी प्रकार की स्वतंत्रता नहीं होती। उदाहरण के लिए, ग्राहकों के प्रति विनम्र व्यवहार करना नीति हो सकती है, जबकि कार्यालय में समय पर उपस्थित होना नियम है। इस प्रकार नीति लचीलापन प्रदान करती है जबकि नियम कठोर निर्देश होते हैं।

14. रणनीति (Strategy) क्या है?

उत्तर:
रणनीति एक व्यापक योजना है जो संगठन को प्रतिस्पर्धात्मक वातावरण में अपने उद्देश्यों की प्राप्ति में सहायता करती है। यह दीर्घकालीन निर्णयों और कार्यों का समूह होती है, जिसके माध्यम से संगठन अवसरों का लाभ उठाता है तथा चुनौतियों का सामना करता है। रणनीति बनाते समय प्रतिस्पर्धियों की स्थिति, बाजार की मांग, संसाधनों की उपलब्धता तथा संगठन की शक्तियों और कमजोरियों का विश्लेषण किया जाता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी द्वारा कम कीमत पर उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद उपलब्ध कराना उसकी रणनीति हो सकती है। प्रभावी रणनीति संगठन को प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान करती है।

15. नियोजन में कठोरता (Rigidity) की सीमा को समझाइए।

उत्तर:
नियोजन की प्रमुख सीमाओं में से एक कठोरता है। जब योजनाएँ पहले से निर्धारित कर दी जाती हैं, तो प्रबंधक और कर्मचारी उन्हीं के अनुसार कार्य करने लगते हैं। कई बार बदलती परिस्थितियों में योजनाओं में संशोधन की आवश्यकता होती है, लेकिन पूर्व निर्धारित ढाँचा लचीलापन कम कर देता है। इससे संगठन नई परिस्थितियों का प्रभावी ढंग से सामना नहीं कर पाता। यदि प्रबंधक योजनाओं का अत्यधिक पालन करें और आवश्यक परिवर्तन न करें, तो अवसरों का नुकसान हो सकता है। इसलिए योजनाओं में उचित लचीलापन बनाए रखना आवश्यक है।

16. नियोजन रचनात्मकता को कैसे प्रभावित करता है?

उत्तर:
नियोजन कभी-कभी कर्मचारियों और प्रबंधकों की रचनात्मकता को सीमित कर सकता है। योजनाएँ सामान्यतः उच्च प्रबंधन द्वारा बनाई जाती हैं और अधीनस्थ कर्मचारियों से उनका पालन करने की अपेक्षा की जाती है। ऐसी स्थिति में कर्मचारियों को नए विचार प्रस्तुत करने या वैकल्पिक समाधान खोजने का अवसर कम मिलता है। वे निर्धारित प्रक्रियाओं का अनुसरण करने लगते हैं, जिससे नवाचार की भावना प्रभावित हो सकती है। हालांकि, यदि योजनाओं में लचीलापन रखा जाए और कर्मचारियों को सुझाव देने के अवसर दिए जाएँ, तो इस सीमा को काफी हद तक दूर किया जा सकता है।

17. नियोजन समय लेने वाली प्रक्रिया क्यों है?

उत्तर:
नियोजन एक विस्तृत और व्यवस्थित प्रक्रिया है, जिसमें उद्देश्यों का निर्धारण, जानकारी का संग्रह, विकल्पों की पहचान, मूल्यांकन तथा चयन जैसे कई चरण शामिल होते हैं। इन सभी कार्यों में पर्याप्त समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। कई बार योजना बनाने में इतना समय लग जाता है कि उसके क्रियान्वयन के लिए कम समय बचता है। विशेष रूप से बड़े संगठनों में योजना निर्माण अधिक जटिल होता है। इसलिए नियोजन को समय लेने वाली प्रक्रिया माना जाता है। फिर भी प्रभावी योजना के लिए पर्याप्त समय देना आवश्यक है क्योंकि इससे भविष्य की समस्याओं को कम किया जा सकता है।

18. नियोजन में लागत क्यों आती है?

उत्तर:
प्रभावी नियोजन के लिए अनुसंधान, डेटा संग्रह, विशेषज्ञों की सेवाएँ, बैठकों का आयोजन तथा विभिन्न विकल्पों के विश्लेषण जैसी गतिविधियों पर खर्च करना पड़ता है। इन सभी कार्यों में समय और धन दोनों की आवश्यकता होती है। बड़े संगठनों में योजना निर्माण की लागत और भी अधिक हो सकती है। यदि योजना से प्राप्त होने वाले लाभ उसकी लागत से कम हों, तो योजना आर्थिक रूप से उचित नहीं मानी जाएगी। इसलिए प्रबंधकों को योजना बनाते समय लागत और लाभ का संतुलन बनाए रखना चाहिए ताकि संगठन को अधिकतम लाभ प्राप्त हो सके।

19. क्या नियोजन सफलता की गारंटी देता है?

उत्तर:
नहीं, नियोजन सफलता की पूर्ण गारंटी नहीं देता। नियोजन केवल सफलता की संभावना को बढ़ाता है। व्यवसायिक वातावरण में अनेक ऐसे कारक होते हैं जो संगठन के नियंत्रण से बाहर होते हैं, जैसे प्राकृतिक आपदाएँ, सरकारी नीतियों में परिवर्तन, तकनीकी बदलाव या प्रतिस्पर्धियों की नई रणनीतियाँ। इन कारणों से अच्छी योजना भी असफल हो सकती है। सफलता केवल योजना बनाने से नहीं, बल्कि उसके प्रभावी क्रियान्वयन और परिस्थितियों के अनुसार समय-समय पर संशोधन करने से प्राप्त होती है। इसलिए नियोजन महत्वपूर्ण है, लेकिन यह सफलता की निश्चित गारंटी नहीं है।

20. एकल उपयोग योजना (Single Use Plan) और स्थायी योजना (Standing Plan) में अंतर बताइए।

उत्तर:
एकल उपयोग योजना वह योजना होती है जिसे किसी विशेष उद्देश्य या परियोजना के लिए एक बार उपयोग किया जाता है। कार्य पूरा होने के बाद इसकी आवश्यकता समाप्त हो जाती है। उदाहरण के लिए, किसी विशेष कार्यक्रम का बजट या परियोजना योजना। दूसरी ओर, स्थायी योजना बार-बार उपयोग की जाती है और संगठन की नियमित गतिविधियों का मार्गदर्शन करती है। नीतियाँ, नियम और प्रक्रियाएँ इसके उदाहरण हैं। एकल उपयोग योजना अस्थायी होती है, जबकि स्थायी योजना दीर्घकाल तक संगठन के संचालन में सहायता करती है। दोनों प्रकार की योजनाएँ संगठन के प्रभावी प्रबंधन के लिए आवश्यक हैं।